5. Jelaskan mengapa fenomena kesalahan konversi sistem lama ke baru ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan ! (Pertanyaan UAT SIM no. 5)

5. Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan / konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan !

Fenomena bahwa pengalihan Sistem Informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat fatal bagi organisasi dapat terjadi karena :

  • Sistem Teknologi Informasinya telah terpasang tetapi perubahan tidak terjadi karena prosesnya berubah sedikit, organisasinya tidak menyesuaikan sehingga mengkanibalkan Teknologi Informasi atau strateginya tidak terdukung sehingga mengoverrule sistemnya.
  • Karena proyek pengalihan Sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.
  • Tidak terjalin komunikasi yang baik antara vendor atau konsultan SI dengan perusahaan sebagai pengguna SI sehingga SI yang diterapkan di perusahaan  itu tidak berguna sama sekali karena tidak mendukung apa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
  • Karena investasi pada SI sudah dilakukan tetapi investasi pada sumber daya manusianya belum dijalankan sehingga sumber daya manusia yang ada belum siap memanfaatkan produk SI yang dimiliki.
  • Karena pengalihan sistem informasinya kerap kali hanya mengikuti perkembangan teknologi dan kurang mempertimbangkan dukungannya terhadap behutuhan bisnis.
  • Level kematangan perusahaan terhadap SI masih rendah.
  • Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mindset, komitmen) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship / dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti SI itu sendiri.

Agar kesalahan ini tidak terjadi, maka yang perlu dilakukan :

  • Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang SI sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan SI ini.
  • Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi  apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
  • Para perancang sistem informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :
  1. menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.
  2. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
  3. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.
  4. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

Ada beberapa cara dalam pengembangan sistem konversi, yaitu sebagai berikut :

  1. Sistem Paralel / Paralel Run

Mengoperasikan sistem lama dan sistem baru secara bersamaan (pada suatu saat yang telah ditentukan). Setiap hasil proses dievaluasi, disambung. Apabila sistem baru telah / menjadi lebih baik dari sistem lama maka dilakukan penggantian dengan sistem yang baru.

Kelebihannya:

  • Memungkinkan pengecekan data pada sistem lama.
  • Menambah rasa aman bagi user.

Kekurangannya:

  • Penggunaan tenaga kerja menjadi dua kali untuk menangani sistem lama dan sistem baru.
  • Masalah biaya.
  • Tidak mudah membandingkan kualitas hasil output sistem informasi yang baru terhadap sistem lama.
  1. Konversi Langsung (Direct Conversion)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut pendekatan cold turiy. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama.

Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat apabila :

  • Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain
  • Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai
  • Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya
  • Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.

Kelebihan :

  • Relatif tidak mahal.

Kelemahan :

  • Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi.
  • Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran penting.
  1. Konversi Bertahap {Phase-In Conversion)

Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari system lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain.

Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung.

Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. la menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi.

Contoh :

Aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan, dan mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru.

Kemudian aktivitas akses database baru, penyimpanan, dan pemanggilan diimplementasikan. Sekali lagi, mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Segmen lain dari sistem baru tersebut diinstall sampai keseluruhan sistem diimplementasikan.

Kelebihan :

  • Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi dan sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas.

Kelemahan :

  • Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.
  1. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah.

Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.

Contoh :

Salah satu kantor cabang atau pabrik, misalnya bisa berfungsi sebagai kelinci percobaan atau tempat pengujian alfa atau beta berfungsi untuk tempat versi sistem baru yang bekerja. Sebelum sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, sistem pilot harus membuktikan diri di tempat pengujian tersebut. Metode konversi ini lebih sedikit berisiko dibandingkan dengan metode langsung, dan lebih murah dibandingkan dengan metode paralel.

Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh dilakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok digunakan.

Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test sité), sistem pilot juga digunakan untuk melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan “live” (hidup atau sebenarnya) sebelum system tersebut diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.

Rujukan :

http://bungsu-inspiration.blogspot.com/2010/02/perbedaan-konversi-sistem-informasi.html?zx=e21c06bcade92fbb

http://bacaanringan.wordpress.com/2008/06/10/strategi-konversi-sistem-informasi/

Komentar Blog :

http://wewew.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/27/dampak-dari-pengalihan-sistem-informasi-lama-ke-sistem-informasi-baru/comment-page-1/#comment-3

“ Dari ke empat metode dalam konversi tersebut, manakah yang paling baik dan berhasil dalam implementasinya? terima kasih “

http://miraindrasari.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/27/5-kegagalan-dalam-pengalihankonversi-dari-suatu-sistem-lama-ke-sistem-yang-baru-jelaskan-mengapa-fenomena-ini-terjadi-jelaskan-pula-berbagai-cara-dalam-pengkonversian-sistem-dengan-berbagai-asums/#comment-6

“ Dalam penyebab kegagalan konversi sistem lama ke baru ini, saudara mira menjelaskan bahwa keterlibatan manajemen sangat berpengaruh, komentar saya bagaimanakah caranya menumbuhkembangkan peran manajemen dalam konversi ini ? terima kasih “

4. Keuntungan dan kelemahan dari pengembangan sistem informasi (SI) secara outsourcing dibandingkan dengan insourcing. (Pertanyaan UAT SIM no. 4)

4.  Organisasi saat ini sering melakukan outsourcing dalam pengembangan maupun penerapan sistem informasi di organisasinya. Jelaskan apa yang menjadi alasan mereka pada umumnya. Jelaskan pula apa keuntungan dan kelemahan dari pengembangan sistem informasi (SI) secara outsourcing dibandingkan dengan insourcing.

Outsourcing saat ini sudah menjadi tren di dunia system informasi. Outsourcing atau alih daya ini merupakan suatu tindakan mengalihkan suatu pekerjaan di dalam suatu perusahaan untuk dikerjakan oleh pihak lain yang mempunyai kompetensi pada pekerjaan tersebut. Outsourcing dalam dunia sistem informasi saat ini dipandang sebagai suatu pilihan strategis manajemen dibandingkan hanya sebagai suatu cara untuk memotong biaya. Dengan outsourcing maka tujuan bisnis perusahaan bisa tercapai dengan cepat karena operasional di dalam perusahaan tersebut memang dikerjakan oleh pihak-pihak yang berkompeten di bidangnya.

Alasan strategis utama suatu perusahaan melakukan outsourcing adalah :

  • Meningkatkan fokus bisnis. Dengan outsourcing maka perusahaan bisa lebih fokus pada bisnis utamanya dan membiarkan sebagian operasionalnya dikerjakan oleh pihak lain. Sebagai contoh, suatu bank memberikan kesempatan kepada pihak lain untuk menangani sistem penyimpanan data nasabah dan juga teknologi komunikasi antar cabang.
  • Membagi resiko operasional. dengan outsourcing maka risiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain.
  • Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya. Misalnya pada suatu bank dengan beberapa staf SI tidak perlu menyuruh staf SI tersebut untuk membuat program perbankan dan juga mengurusi teknologinya dari awal, tetapi perusahaan bisa melakukan outsourcing teknologi dengan pihak lain. Staf SI yang ada bisa dimanfaatkan oleh bank untuk kebutuhan yang lebih strategis

Beberapa alasan utama untuk melakukan outsourcing yaitu:

  • Mengurangi biaya. Dengan outsourcing maka biaya yang sebelumnya digunakan untuk investasi infrastruktur teknologi diubah menjadi biaya operasional.
  • Mengubah aset yang tidak diperlukan. Misalnya suatu bank sebelumnya harus memiliki sendiri datacenter untuk menyimpan semua transaksinya, maka dengan outsourcing, bank tersebut bisa menggunakan jasa datacenter untuk melakukan proses penyimpanan data dan juga menyediakan data center nya.
  • Perusahaan tidak memiliki sumber daya yang berkompeten. Seperti kasus bank tadi, jika perusahaan tidak melakukan outsourcing SI dan memilih melakukan investasi infrastruktur SI sendiri, maka secara otomatis bank tersebut harus memiliki sumber daya manusia yang handal dan itu berarti suatu biaya yang tidak sedikit.
  • Kontrol yang lebih baik. Dengan adanya outsourcing maka perusahaan bisa lebih baik mengontrol operasional perusahaannya. Hasilnya akan membuat bisnis perusahaan menjadi berjalan lancar, efektif dan efisien.

Keuntungan Dan Kelemahan Outsourcing

Hal – hal yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam memilih outsourcing adalah harga, reputasi yang baik dari pihak provider outsourcing, tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider outsourcing, pengetahuan pihak provider mengenai bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan, pengalaman pihak provider outsource, eksistensinya, dan lain-lain. Adapun beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dengan sistem outsourcing antara lain:

  • Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas SI.
  • Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI.
  • Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan pengerjaannya melalui outsourcing.
  • Dapat mengeksploitasi kepandaian dari perusahaan outsourcing dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan.
  • Mempersingkat waktu proses karena beberapa outsourcing dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan.
  • Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga perubahan arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena perusahaan outsourcing SI pasti memiliki pekerja yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsourcing.
  • Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi.

Selain keuntungan-keuntungan di atas, pengelolaan SI dengan sistem outsourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya:

  • Kehilangan kendali terhadap SI dan data karena bisa saja pihak outsourcing menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing.
  • Adanya perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing.
  • Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena pihak outsourcing tidak dapat diharapkan untuk menyediakan semua kebutuhan perusahaan karena harus memikirkan klien lainnya juga.
  • Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga, maka perusahaan harus merundingkan kembali kontraknya dengan pihak outsourcing.
  • Ketergantungan dengan perusahaan pengembang SI akan terbentuk karena perusahaan kurang memahami SI yang dikembangkan pihak outsourcing sehingga sulit untuk mengembangkan atau melakukan inovasi secara internal di masa mendatang.

Kelemahan pengelolaan SI dengan sistem insourcing, diantaranya:

  • Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem harganya sangat mahal.
  • Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus merancangnya dari awal.
  • Adanya communication gap antara IT Specialist dan user.
  • Kesulitan dalam menyatakan kebutuhan user sehingga menyulitkan spesialis SI dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI yang dibuat kurang memenuhi kebutuhan user.
  • Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi.
  • Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI yang kompeten dan memiliki skill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan / resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan.
  • Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan perkembangan SI yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang up to date.

Rujukan :

http://uceetzquote.blogspot.com/2010/07/outsourcing-pengolahan-data.html

http://pimpimarda.blog.com/2010/01/10/it-outsourcing/

Komentar Blog :

http://adwirman.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/27/alasan-keuntungan-dan-kelemahan-outsourcing-sim/comment-page-1/#comment-9

“ Terima kasih atas penjelasan saudara adwirman, untuk alasan outsourcing ini bagaimana caranya memilih perusahaan outsourcing yang baik ? “

http://affan.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/27/keuntungan-dan-kelemahan-dari-pengembangan-system-informasi-secara-outsourcing-dibandingkan-dengan-insourcing-soal-no-4-uat-sim/comment-page-1/#comment-5

“ Melihat pembahasan saudara affan, didapat bahwa outsourcing lebih efektif dan efisien, komentar saya bagaimana jika perusahaan mendapati perusahaan outsourcing yang nakal / membocorkan rahasia perusahaan ?”

3. Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi ? (Pertanyaan UAT SIM no. 3)

3. Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi ?

Perangkat Lunak (Software) tidak sama dengan program komputer. Perangkat lunak tidak hanya mencakup program, tetapi juga semua dokumentasi dan konfigurasi data yang berhubungan, yang diperlukan untuk membuat agar program beroperasi dengan benar.

Sistem Perangkat Lunak terdiri dari :

  1. Sejumlah program yg terpisah
  2. File-file konfigurasi
  3. Dokumentasi sistem
  4. Dokumentasi User

Dua tipe produk perangkat lunak :

  • Produk Generik = Sistem stand-alone standar yg diproduksi oleh organisasi pengembang dan dijual ke pasar terbuka ke siapapun yg membelinya. Biasa disebut sebagai software shrink-wrapped. Contoh : pengolah kata (word processor).
  • Produk pesanan (yang disesuaikan) = Sistem yg dipesan oleh pelanggan tertentu. Dikembangkan khusus bagi pelanggan oleh kontraktor perangkat lunak. Contoh : Sistem untuk mendukung proses bisnis tertentu dan sistem kontrol lalu lintas udara.

Perbedaan penting antara tipe perangkat lunak :

  • Pada produk generik, organisasi yang mengembangkan perangkat lunak mengontrol spesifikasi perangkat lunak.
  • Pada produk pesanan, spesifikasi biasanya dikembangkan dan dikontrol oleh organisasi yang membeli perangkat lunak tersebut.


REKAYASA PERANGKAT LUNAK (RPL)

RPL atau Software Engineering (SE) adalah disiplin ilmu yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem sampai pemeliharaan sistem setelah digunakan. Ada 2 istilah kunci disini :

  • “disiplin rekayasa” adalah perekayasa membuat suatu alat bekerja.  Menerapkan teori, metode, dan alat bantu yang sesuai, selain itu mereka menggunakannya dengan selektif dan selalu mencoba mencari solusi terhadap permasalahan.
  • “semua aspek produksi perangkat lunak” adalah RPL tidak hanya berhubungan dengan proses teknis dari pengembangan perangkat lunak tetapi juga dengan kegiatan seperti manajemen proyek PL, pengembangan alat bantu, metode dan teori untuk mendukung produksi software.

Perbedaan antara RPL dengan Computer Science ?

Intinya, computer science berhubungan dengan teori dan metode yang mendasari sistem komputer dan perangkat lunak, sedangkan RPL berhubungan dengan praktek dalam memproduksi perangkat lunak.

Perbedaan RPL dengan Rekayasa Sistem ?

Rekayasa sistem berkaitan dengan semua aspek dalam pembangunan sistem berbasis komputer termasuk hardware, rekayasa PL dan proses. RPL adalah bagian dari rekayasa sistem yang meliputi pembangunan PL, infrasktruktur, kontrol, aplikasi dan database pada sistem.

Proses Perangkat Lunak

Serangkaian kegiatan dan hasil-hasil relevannya yang menghasilkan perangkat lunak adalah sebagian besar dilakukan oleh perekayasa perangkat lunak. Ada 4 kegiatan / aktivitas pada proses PL :

    1. Spesifikikasi Perangkat Lunak adalah Fungsionalitas perangkat lunak dan batasan kemampuan operasinya harus didefinisikan.
    2. Pengembangan Perangkat Lunak adalah Perangkat lunak yang memenuhi spesifikasi harus di produksi
    3. Validasi Perangkat Lunak adalah Perangkat lunak harus divalidasi untuk menjamin bahwa perangkat lunak melakukan apa yang diinginkan oleh pelanggan.
    4. Evolusi Perangkat Lunak adalah Perangkat lunak harus berkembang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Model Proses Perangkat Lunak

Merupakan deskripsi yang disederhanakan dari proses perangkat lunak di presentasikan dengan sudut pandang tertentu.

Bisa mencakup kegiatan yang merupakan bagian dari proses perangkat lunak, produk perangkat lunak, dan peran orang yang terlibat pada rekayasa perangkat lunak (Perekayasa PL).

Contoh Jenis Model Proses PL

  1. Model aliran kerja (workflow) adalah menunjukkan kegiatan pada proses bersama dengan input, output, dan ketergantungannya. Merepresentasikan pekerjaan manusia.
  2. Model aliran data (data flow) adalah merepresentasikan proses sebagai suatu set kegiatan yang melakukan transformasi data. Menunjukkan bagaimana input ke proses, misalnya spesifikasi ditransformasi menjadi output, misalnya menjadi desain.
  3. Model peran / aksi adalah merepresentasikan peran orang yang terlibat pada PL dan kegiatan yg menjadi tanggung jawab mereka.


Model atau paradigma umum pada proses PL

  1. Model air terjun (waterfall) adalah mengambil kegiatan dasar seperti spesifikasi, pengembangan, validasi, dan evolusi dan merepresentasikannya sebagai fase-fase proses yang berbeda seperti spesifikasi persyaratan, perancangan perangkat lunak, implementasi, pengujian dan seterusnya.
  2. Pengembangan evolusioner adalah pendekatan ini berhimpitan dengan kegiatan spesifikasi, pengembangan, dan validasi. Sistem awal dikembangkan dengan cepat dari spesifikasi abstrak. Sistem ini kemudian di perbaiki dengan masukan dari pelanggan untuk menghasilkan sistem yang memuaskan kebutuhan pelanggan.
  3. Pengembangan Sistem Formal adalah pendekatan ini menghasilkan suatu sistem matematis yang formal dan mentransformasikan spesifikasi ini, dengan menggunakan metode matematik menjadi sebuah program.
  4. Pengembangan berdasarkan pemakaian ulang (Reusable) adalah teknik ini menganggap bahwa bagian-bagian sistem sudah ada. Proses pengembangan sistem terfokus pada pengintegrasian bagian-bagian sistem dan bukan pengembangannya dari awal.

PENGEMBANGAN SISTEM

Pengembangan sistem dapat berarti membuat sistem yang baru untuk mengganti sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama diperbaiki atau diganti karena ada beberapa hal sebagai berikut:

  • Adanya permasalahan yang timbul pada sistem yang lama.

Contoh : kecurangan / kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja, tidak efisiennya operasi, atau adanya pertumbuhan organisasi.

  • Untuk meraih kesempatan

Contoh : persaingan positif dengan organisasi dengan bidang yang sama.

  • Adanya instruksi-instruksi

Contoh : adanya instruksi dari pemerintah atau pimpinan perusahaan mengenai pengembangan sistem yang baru

Analisis pengembangan sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :

” penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya “.

  • Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (systems planning) dan sebelum tahap desain sistem (systems design).
  • Tahap analisis merupakan tahap kritis dan sangat penting, karena kesalahan yang terjadi di dalam tahap analisis ini akan mengakibatkan kesalahan di tahap selanjutnya.

Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Rujukan :

http://luphpooholic.blogspot.com/2009/03/agile-pengembangan-software.html

http://nadiapritta.blogspot.com/2010/01/pengembangan-sistem-informasi.html

Komentar Blog :

http://jemmy.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/28/pengembangan-software-vs-pengembangan-sistem-informasi/comment-page-1/#comment-3

“ Dalam perbedaan pengembangan software dan sistem informasi ini, manakah yang memerlukan biaya yang paling mahal? terima kasih “

http://yolivia.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/24/apa-yang-membedakan-antara-pengembangan-software-dengan-pengembangan-sistem-informasi/comment-page-1/#comment-10

“ terima kasih atas penjelasan saudari yolivia, yang ingin saya komentari bagaimana kah dengan waktu pengembangannya manakah yang lebih lama? “

2. Jelaskan apa yang dapat menyebabkan kegagalan dalam pengembangan maupun penerapan proyek sistem informasi di suatu organisasi, dengan merujuk pada pendapat Rosemary Cafasaro ? (Pertanyaan UAT SIM no. 2)

2. Jelaskan apa yang dapat menyebabkan kegagalan dalam pengembangan maupun penerapan proyek sistem informasi di suatu organisasi, dengan merujuk pada pendapat Rosemary Cafasaro ?

Rosemary Cafasaro dalam O’Brien (2005) menyatakan beberapa faktor yang menyebabkan kesuksesan atau kegagalan penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi/perusahaan. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan tersebut antara lain karena adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end-user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang dan harapan perusahaan yang nyata. Beberapa hal yang menunjukkan penyebab kegagalan berdasarkan faktor-faktor tersebut adalah ketika pihak manajemen eksekutif tidak mendukung sistem evaluasi dan pengambilan keputusan dalam perusahaan, sehingga dapat menimbulkan ‘komando’ yang membingungkan, dari pihak end user diharapkan timbal-balik atas apa yang telah diterima sebagai bahan evaluasi. Pengembangan sistem informasi sebagai salah satu sarana pencapaian tujuan perusahaan, sehingga keduanya harus relevan, serta perlu disiapkan dengan baik dan matang. Selain itu, perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu yang ingin dicapai dan berusaha dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi.

Beberapa hal yang mempengaruhi keberhasilan dan tingkat resiko kegagalan proyek sistem informasi yaitu sebagai berikut :

1.      Semakin stabil kondisi sebuah tim pelaksanaan proyek sistem informasi, semakin baik. Stabil dalam arti kata tidak terjadi pergantian personal selama proyek berlangsung, tidak terjadi perubahan struktur pelaksanaan proyek selama kegiatan berjalan, dan hal-hal lain yang secara langsung dapat mempengaruhi kinerja tim.

2.      Kepercayaan terhadap kualitas anggota tim yang akan melaksanakan proyek dalam sebuah lingkungan (perusahaan atau organisasi) merupakan hal yang harus dipertimbangkan pula. Semakin tinggi kepercayaan dari para stakeholders (orang-orang yang akan memperoleh manfaat dari sistem informasi, seperti para users dan pengambil keputusan), akan semakin memperkecil resiko kegagalan proyek karena besarnya dukungan yang diberikan.

3.      Jika sistem informasi atau teknologi informasi yang akan dibangun merupakan komponen penting perusahaan yang tanpanya akan mengganggu proses perusahaan dalam penciptaan produk atau pelayanan kepada pelanggan, maka secara teknis dan psikologis akan memiliki resiko yang tinggi, karena kegagalan dalam implementasi akan berdampak langsung terhadap profitabilitas perusahaan atau kinerja lingkungan dimana sistem informasi tersebut dikembangkan.

4.      Seperti halnya pada poin sebelumnya, jika keberadaan sistem informasi tersebut sangat kritikal terhadap proses pengambilan keputusan perusahaan atau organisasi yang mengimplementasikannya, akan semakin meningkatkan resiko pelaksanaan proyek, karena jika gagal akan mengganggu kinerja perusahaan secara langsung.

5.      Pengalaman tim pelaksanaan proyek dalam melaksanakan penugasan sejenis sebelumnya merupakan aspek penting yang harus diperhatikan sebelum menentukan komposisi tim (manajer proyek dan anggota-anggotanya). Dengan tim yang telah memiliki pengalaman serupa sebelumnya, aktivitas perencanaan akan dapat dibuat secara matang dan segala hambatan yang ditemui ketika proyek berlangsung akan dapat dengan mudah dideteksi dan ditanggulangi sehingga memperkecil resiko kegagalan yang mungkin dihadapi.

6.      Kegagalan pelaksanan proyek yang berkaitan dengan sistem informasi dan teknologi informasi beberapa tahun yang lalu, baik yang dialami tim pelaksana maupun perusahaan atau organisasi yang bersangkutan, secara psikologis akan mempengaruhi kemulusan pelaksanaan proyek yang secara langsung meningkatkan resiko kegagalan. Sikap apatis dan apriori biasanya menjangkiti mereka yang terlibat langsung dalam proyek sehingga sulit untuk menjalankan aktivitas-aktivitas atau tahapan pelaksanaan proyek secara efektif.

7.      Tim yang secara prinsip masih terlalu muda usianya (karena baru pertama kali dibentuk atau belum pernah mengerjakan penugasan sejenis sebelumnya) akan meningkatkan resiko kegagalan proyek karena ada kecenderungan mereka akan menggunakan proyek yang ada sebagai ajang uji coba atau eksperimen.

8.      Seperti halnya poin 3 di atas, jika sistem informasi atau teknologi informasi yang akan dibangun akan mempengaruhi perusahaan dalam penciptaan produk atau jasanya di masa mendatang, akan semakin mempertinggi resiko pelaksanaan proyek SI yang dihadapi karena tekanan psikologis yang besar.

9.      Demikian pula halnya dengan tipe teknologi yang kelak akan sangat dibutuhkan untuk proses pengambilan keputusan. Semakin tinggi ketergantungan para pengambil keputusan terhadap sistem yang akan dibangun, akan mempertinggi resiko yang dihadapi.

10.  Pandangan perusahaan atau organisasi terhadap peranan sistem dan teknologi informasi dalam lingkungannya juga akan mempengaruhi besar kecilnya resiko. Jika lingkungan yang ada cukup kondusif terhadap kehadiran teknologi informasi, resiko kegagalan proyek akan menjadi kecil; sebaliknya suasana lingkungan yang telah anti teknologi informasi karena satu dan lain hal akan meningkatkan besarnya resiko pelaksanaan proyek sistem informasi tersebut.

Rujukan :

http://vhyo17.blogspot.com/2010/12/penyebab-kegagalan-pengembangan-sistem.html

http://blog.beswandjarum.com/chaidirbustomi/2010/11/17/sistem-informasi-untuk-keunggulan-kompetitif/

Komentar Blog :

http://benri.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/23/kegagalan-pengembangan-atau-penerapan-sistem-informasi-di-suatu-organisasi-rosemary-cafasaro/comment-page-1/#comment-4

“ terima kasih atas penjelasan saudara benri, yang ingin saya komentari apakah kegagalan pengembangan sistem informasi ini ada hubungan dengan insourcing / outsourcing ? “

http://grace.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/23/kegagalan-pengembangan-atau-penerapan-sistem-informasi-di-suatu-organisasi-rosemary-cafasaro/comment-page-1/#comment-6

“ Dalam hal kegagalan pengembangan sistem informasi ini ada faktor dukungan dari manajemen eksekutif, komentar saya bagaimana caranya menyadarkan top manajemen untuk membantu pengembangan SI ini ? terima kasih “

1. Bagaimana suatu perusahaan menggunakan sistem informasi untuk menunjang strategisnya ? (Pertanyaan No 1 UAT SIM)

1. Bagaimana suatu perusahaan menggunakan sistem informasi untuk menunjang strategisnya ?

Untuk dapat memiliki sistem informasi yang tepat guna untuk menunjang strategisnya harus melalui tahapan perencanaan strategis sistem informasi. Karena peran sistem informasi sekarang di perusahaan sudah semakin mendasar, menjadi bagian terpadu pada setiap aktifitas organisasi/perusahaan dalam mencapai tujuan.

Sulit dibayangkan jika tukar menukar file tidak menggunakan jaringan komputer, masih menggunakan flashdisk saja atau bahkan CD. Sulit dibayangkan tidak bisa googling karena tidak ada akses internet di kantor. Semua itu dibutuhkan tiap departemen dalam organisasi, tidak hanya bagian administrasi tapi juga bagian operasional dan keuangan bahkan pemasaran / distribusi.

Jika salah dalam menentukan pilihan sistem informasi maka hasilnya adalah pemborosan sumber daya yang bisa mengakibatkan kerugian investasi. Kondisi seperti inilah yang sekarang mendominasi keadaan sebagian besar organisasi di Indonesia, baik swasta maupun pemerintah.

Contoh sederhananya adalah salah dalam membeli perangkat lunak. Membeli perangkat lunak yang ternyata tidak kompatibel dengan versi yang sudah dimiliki sebelumnya. Ini kerap terjadi. Seorang sekretaris yang kerepotan karena tidak dapat membuka file Microsoft Word versi 2007 dari atasannya karena Microsoft Word miliknya masih versi 2003. Ini akan mengganggu operasional organisasi. Untuk itu perlu analisis sistem informasi internal untuk menjaga kompatibilitas. Contoh lain adalah ketika memasang sambungan internet dari operator yang ternyata lebih mahal operasionalnya karena teknologi jaringan terbaru sudah diadopsi oleh pesaing operator yang dipilih tersebut sementara organisasi sudah kontrak penggunaan selama setahun. Untuk itu perlu analisis sistem informasi eksternal guna melihat trend teknologi informasi terkini.

Diagram Strategi Sistem Informasi


Berbagai macam metode analisis dapat digunakan untuk mendapatkan portofolio usulan aplikasi sistem informasi yang tepat guna. Salah menentukan strategi mengakibatkan kerugian investasi. Jika dalam lingkup organisasi sebesar pemerintah maka kerugiannya juga bisa sangat besar dan rakyatlah yang harus menanggung semua itu.

Semakin besar organisasi semakin rumit perencanaan strategis yang harus dibuat karena melibatkan banyak pihak dan harus mencapai keselarasan (alignment) antara tujuan organisasi dan sistem informasi yang digunakan. Keselarasan ini dihasilkan dari analisis internal organisasi.

Analisis eksternal organisasi juga tidak kalah pentinganya untuk mencegah hambatan dari luar secara politis, misalnya kedekatan dengan vendor tertentu jangan sampai mempengaruhi keputusan pengunaan produk sistem informasi tertentu yang sebenarnya tidak sesusai dengan hasil rekomendasi analisis internal / eksternal sistem informasi.

Hasil dari analisis internal / eksternal ini adalah strategi dalam bentuk usulan portofolio aplikasi yang dijabarkan dalam Road Map kurun waktu 3 sampai 5 tahun. Dalam Road Map tersebut terdapat gap analisis antara aplikasi lama yang sudah ada sekarang dengan aplikasi yang akan diadakan dalam Road Map. Bagaimana cara mengadakannya juga diberi analisis, bisa dengan cara membangun sendiri, membeli atau outsource.

Perencanaan strategis yang baik akan menghasilkan strategi yang definitif dan aplikatif secara langkah demi langkah hingga tingkat paling bawah sekalipun. Tidak buram dan mengawang seperti sebuah ramalan dukun. Seluruh stakeholder harus dapat melihat dan mengkaji perencanaan secara transparan. Jika itu proyek untuk kepentingan publik maka stakeholdernya adalah publik itu sendiri.

Rujukan :

http://agorsiloku.wordpress.com/2009/01/21/mengembangkan-sistem-informasi-perusahaan-dalam-praktek/

http://cafe-ekonomi.blogspot.com/2009/11/makalah-sistem-informasi-dan-strategi.html

Komentar Blog:

http://margani.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/24/sistem-informasi-strategis-perusahaan-jawaban-uat-sim-no-1/comment-page-1/#comment-10

“ cukup jelas penjelasan margani mengenai 6 tahapan CIM ini. komentar saya bagaimana dengan biayanya dan apakah dapat diterapkan pada skala UKM ?”

http://lovita.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/25/penggunaan-sistem-informasi-untuk-menunjang-strategis-suatu-perusahaan/comment-page-1/#comment-9

“ Dalam penerapan triangle strategi tersebut apakah dapat diaplikasikan dalam semua jenis perusahaan ? “

Between Love & Passion = Between Insourcing & Outsourcing

Fenomena saat ini dimana di era netizen, yaitu masyarakat dan organisasi telah semakin terintegrasi dengan dunia maya atau internet maka penggunaan sistem informasi pun semakin dibutuhkan dalam dunia bisnsi. Semakin banyaknya organisasi yang mengimplementasikan IT (information technology) serta IS (information system) di lingkungan internal merupakan salah satu tolak ukur meningkatnya kesadaran lembaga atas akselerasi, efisiensi maupun efektifitasnya.

Banyak strategi yang sudah ditempuh oleh organisasi tersebut. Mulai dari yang sifatnya try and error hingga menerapkan framework menurut best-practices yang sudah disusun oleh berbagai kalangan menurut kebutuhan perusahaannya.

Pola umum yang digunakan oleh setiap organisasi tersebut dalam strateginya untuk pemanfaatan sistem dan teknologi informasi adalah melakukan alih sumberdaya (outsourcing) atau mengelolanya secara mandiri dengan tim internal (insourcing).

Dilema pemilihan antara insourcing atau outsourcing dapat diibaratakan seperti pemilihan diantara cinta dan nafsu. Cinta disini ibarat perusahaan menggunakan sumber daya mandiri secara internal dimana pengelolaan sistem informasi diserahkan kepada karyawan sehingga karyawan IT dimanjakan dengan berbagai fasilitas perusahaan. Nafsu disini ibarat perusahaan menggunakaan sumber daya eksternal atau outsourcing untuk pengelolaan sistem informasi sehingga perusahaan tidak mau peduli dengan pengelolaan dan menyerahkan kepada pihak ketiga dan hanya fokus pada benefit bagi perusahaan.

Masalah mulai muncul saat organisasi menetapkan pola yang akan digunakan di dalam strategi mereka. Terutama jika kemudian sistem try and error lebih dominan karena minimnya pengalaman dan implementasi sistem dan teknologi informasi didalam organisasi.

Berikut adalah pertimbangan yang dapat dianalisis oleh perusahaan sebelum memutuskan apakah menggunakan pola insourcing atau outsourcing dalam sistem informasi manajemen dan bisnis di organisasinya, sebagai berikut :

1. Dinamika Organisasi

Setiap organisasi selalu memiliki dinamika. Dinamika tersebut merupakan sebuah hal yang biasa bahkan keharusan bagi organisasi tersebut. Dengan demikian strategi organisasi pun harus mampu beradaptasi dengan dinamika tersebut agar selalu mampu memenangi kompetisi atau minimalnya bertahan. Salah satu strategi paling umum dalam beradaptasi dengan dinamika tersebut adalah membuat sistem informasi serta teknologi informasi yang mampu dieksekusi secara efisien, efektif dan tidak bergantung kepada pihak manapun. Dengan demikian suatu perusahaan dapat mengalkulasikan berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk penggunaan insourcing atau outsourcing baik secara finansial maupun nonfinansial yang terkait dengan efisiensi, efektifitas sistem informasi tersebut.

2. Manajemen Perubahan Organisasi

Perubahan adalah sebuah keniscayaan. Pilihan setiap individu maupun organisasi untuk tetap menjadi pemenang atau minimalnya bertahan di dalam hidup ini adalah mampu beradaptasi dengan perubahan yang ada. Tentu saja perubahan tersebut harus dapat dimanfaatkan sebesar-besarnya supaya memberikan keuntungan kepada perusahaan. Upaya pemanfaatan tersebut harus dikelola dengan sebuah sistem manajemen perubahan supaya setiap individu di dalam organisasi mampu beradaptasi secara proporsional dengan gesekan seminimal mungkin. Sebagai salah satu pilar strategis organisasi yaitu pemanfaatan sistem informasi (SI) dan IT menuntut hal yang sama. Pemanfaatan SI dan IT harus dikelola dalam sebuah sistem manajemen perubahan tersebut. Hal ini tentu saja kembali lagi pada kalkulasi yang dilakukan perusahaan. Kalkulasi ini adalah yang terkait dengan efisiensi dan efektifitas dalam pemilihan sumber daya insourcing atau kah outsourcing untuk mencapai goals perusahaan.

3. Ketersediaan Sumber Daya

Setiap strategi selalu bergantung dari daya dukung sumber daya yang dimilikinya. Strategi terbaik adalah perencanaan yang disusun dengan berbasiskan sumber daya yang dimiliki dan kemampuan untuk memanfaatkannya semaksimal mungkin. Kemampuan untuk bersikap realistis terhadap ketersediaan sumber daya merupakan hal penting dalam implementasi SI dan IT di dalam organisasi. Jika memang menurut kalkulasi sumber daya yang tersedia (insourcing) tidak dapat mendukung strategi obyektif organisasi maka pilihannya adalah melakukan alih sumberdaya (outsourcing) atau mengubah strategi menjadi mengembangkan kemampuan daya dukung sumber daya internal yang tersedia (insourcing).

4. Keterkaitan dengan Pihak Eksternal

Seluruh organisasi selalu memiliki hubungan dan keterkaitan dengan pihak diluar organisasi tersebut dengan berbagai tujuan serta kebutuhan. Pihak eksternal tersebut memiliki kontribusi dalam membesarkan atau mungkin menghancurkan organisasi. Tata kelola IT di dalam organisasi memiliki dampak terhadap pihak eksternal tersebut. Salah satu contoh kasus adalah pemanfaatan e-SCM (electronic supply chain management). Jika organisasi adalah supplier bagi perusahaan X yang mewajibkan seluruh vendornya melakukan transaksi melalui sistem informasi e-SCM yang mereka sediakan maka organisasi hanya memiliki pilihan untuk terintegrasi di dalamnya atau keluar sebagai supplier. Dari sisi ini maka jika organisasi tetap ingin menjadi supplier, infrastruktur IT organisasi pun harus mampu mengakomodir hal tersebut. Sehingga melihat hal ini  maka penggunaan SI dan IT menjadi suatu keharusan yang dikembangakan oleh organisasi dan yang menjadi pertimbagannya adalah insourcing atau kah outsourcing.

5. Dinamika dan Perubahan di Bidang Teknologi

Saat ini teknologi berubah sangat cepat. Namun kita jangan terjebak dengan dinamika dan perubahan teknologi tersebut. Hal terpenting yang harus diingat adalah kenyataan bahwa teknologi hanya sekedar alat. Secanggih apapun alat yang digunakan, tidak akan memberikan manfaat apapun jika tidak digunakan secara tepat guna dan berdaya guna. Namun kita juga tetap harus fokus pada tujuan terpenting organisasi mengenai efisiensi dan efektifitas. Selama teknologi terkini dari dinamika dan perubahan tersebut mampu meningkatkan hal tersebut maka jangan segan untuk memanfaatkannya. Tapi tentu saja perlu melakukan kalkulasi yang cermat dan menyeluruh sebelumnya mengenai pemanfaatan insourcing atau outsourcing.


===================================================================================

Format PDF tugas ini sebagai berikut : —–> Blog Dani Firmansyah – Outsourcing (PDF Format)

==========================================================================