5. Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan / konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan !

Fenomena bahwa pengalihan Sistem Informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat fatal bagi organisasi dapat terjadi karena :

  • Sistem Teknologi Informasinya telah terpasang tetapi perubahan tidak terjadi karena prosesnya berubah sedikit, organisasinya tidak menyesuaikan sehingga mengkanibalkan Teknologi Informasi atau strateginya tidak terdukung sehingga mengoverrule sistemnya.
  • Karena proyek pengalihan Sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.
  • Tidak terjalin komunikasi yang baik antara vendor atau konsultan SI dengan perusahaan sebagai pengguna SI sehingga SI yang diterapkan di perusahaan  itu tidak berguna sama sekali karena tidak mendukung apa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
  • Karena investasi pada SI sudah dilakukan tetapi investasi pada sumber daya manusianya belum dijalankan sehingga sumber daya manusia yang ada belum siap memanfaatkan produk SI yang dimiliki.
  • Karena pengalihan sistem informasinya kerap kali hanya mengikuti perkembangan teknologi dan kurang mempertimbangkan dukungannya terhadap behutuhan bisnis.
  • Level kematangan perusahaan terhadap SI masih rendah.
  • Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mindset, komitmen) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship / dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti SI itu sendiri.

Agar kesalahan ini tidak terjadi, maka yang perlu dilakukan :

  • Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang SI sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan SI ini.
  • Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi  apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
  • Para perancang sistem informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :
  1. menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.
  2. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
  3. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.
  4. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

Ada beberapa cara dalam pengembangan sistem konversi, yaitu sebagai berikut :

  1. Sistem Paralel / Paralel Run

Mengoperasikan sistem lama dan sistem baru secara bersamaan (pada suatu saat yang telah ditentukan). Setiap hasil proses dievaluasi, disambung. Apabila sistem baru telah / menjadi lebih baik dari sistem lama maka dilakukan penggantian dengan sistem yang baru.

Kelebihannya:

  • Memungkinkan pengecekan data pada sistem lama.
  • Menambah rasa aman bagi user.

Kekurangannya:

  • Penggunaan tenaga kerja menjadi dua kali untuk menangani sistem lama dan sistem baru.
  • Masalah biaya.
  • Tidak mudah membandingkan kualitas hasil output sistem informasi yang baru terhadap sistem lama.
  1. Konversi Langsung (Direct Conversion)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut pendekatan cold turiy. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama.

Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat apabila :

  • Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain
  • Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai
  • Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya
  • Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.

Kelebihan :

  • Relatif tidak mahal.

Kelemahan :

  • Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi.
  • Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran penting.
  1. Konversi Bertahap {Phase-In Conversion)

Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari system lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain.

Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung.

Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. la menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi.

Contoh :

Aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan, dan mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru.

Kemudian aktivitas akses database baru, penyimpanan, dan pemanggilan diimplementasikan. Sekali lagi, mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Segmen lain dari sistem baru tersebut diinstall sampai keseluruhan sistem diimplementasikan.

Kelebihan :

  • Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi dan sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas.

Kelemahan :

  • Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.
  1. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah.

Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.

Contoh :

Salah satu kantor cabang atau pabrik, misalnya bisa berfungsi sebagai kelinci percobaan atau tempat pengujian alfa atau beta berfungsi untuk tempat versi sistem baru yang bekerja. Sebelum sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, sistem pilot harus membuktikan diri di tempat pengujian tersebut. Metode konversi ini lebih sedikit berisiko dibandingkan dengan metode langsung, dan lebih murah dibandingkan dengan metode paralel.

Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh dilakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok digunakan.

Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test sité), sistem pilot juga digunakan untuk melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan “live” (hidup atau sebenarnya) sebelum system tersebut diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.

Rujukan :

http://bungsu-inspiration.blogspot.com/2010/02/perbedaan-konversi-sistem-informasi.html?zx=e21c06bcade92fbb

http://bacaanringan.wordpress.com/2008/06/10/strategi-konversi-sistem-informasi/

Komentar Blog :

http://wewew.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/27/dampak-dari-pengalihan-sistem-informasi-lama-ke-sistem-informasi-baru/comment-page-1/#comment-3

“ Dari ke empat metode dalam konversi tersebut, manakah yang paling baik dan berhasil dalam implementasinya? terima kasih “

http://miraindrasari.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/27/5-kegagalan-dalam-pengalihankonversi-dari-suatu-sistem-lama-ke-sistem-yang-baru-jelaskan-mengapa-fenomena-ini-terjadi-jelaskan-pula-berbagai-cara-dalam-pengkonversian-sistem-dengan-berbagai-asums/#comment-6

“ Dalam penyebab kegagalan konversi sistem lama ke baru ini, saudara mira menjelaskan bahwa keterlibatan manajemen sangat berpengaruh, komentar saya bagaimanakah caranya menumbuhkembangkan peran manajemen dalam konversi ini ? terima kasih “